FAQ

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推進体制の整備について

推進体制の整備について
事前協議について
実施前の準備作業について
日常運用について
用語集(英字)
用語集(カナ)

質問 1-01 推進担当者に任命されたのですが、なかなか予定通りに進められません。

質問 1-02 現場にITに詳しい職員がいないのですが大丈夫でしょうか?

質問 1-03 情報共有を運用するために必要な機器を教えてください。



質問 1-01

推進担当者に任命されたのですが、なかなか予定通りに進められません。

回答

FAQ統括責任者が関係者を主導し、情報共有システムの推進担当者に丸投げしないこと
FAQ統括責任者は現場でしかるべき権限を有する者がなること

   推進体制構築のポイントは、「情報共有を推進する統括責任者を決めること」と「運用、利用に係る担当者を決めること」です。現場の規模がそう大きくない場合は、運用と利用を「現場情報管理者」が一人で兼ねるケースも少なくありません。主担当と副担当を置く場合もあります。いずれにせよ、実際の様々な検討や調整等はこの「現場情報管理者」が行うことになる訳です。
   「統括責任者」は、形式的な飾りではありません。事前協議や意思決定は「統括責任者」が率先して行わなければなりません。逆に言うと「統括責任者」自らが関係者を引っ張り、情報共有システムの一番のユーザとなる位の意気込みでないと導入は円滑に進みません。情報共有システムの導入・運用には、様々な調整やルールが必要になります。この作業は「現場情報管理者」が行えても、意思決定をし、一定の強制力をもって関係者をその決定通り動かすことは「現場情報管理者」の権限では困難だからです。情報共有システムの利用経験の浅いチームでは、実質的に現場の権限を有している方(現場代理人等)がこの点を十分に理解し、自ら『統括責任者』となることを強く推奨します。
   また、ITに詳しくない場合、会社の情報部門のサポートを受けたり、ASPサービス事業者のサポートを受けたりする方法等が考えられます。


質問 1-02

現場にITに詳しい職員がいないのですが大丈夫でしょうか?

回答

FAQ社内システム部門もしくはASPサービス事業者等から支援を受けること
FAQ外部のサポート員に手伝ってもらうとしても、現場が責任を持ち、任せきりにならないこと

   ITに詳しい職員がいないという話はよく聞きますが、ASPサービスを利用するのであればITに関する高度な知識は必要ありません。Webブラウザを利用できるレベルであれば特に困ることはありません。むしろ、共有する書類の範囲や書類を保存するルール、ファイル名称の設定方法など、利用者自身が決めなければならないことがたくさんあり、実務的にはこういったルール作成の方が重要です。
   ただ、現実には、誰もITがわからないというのも良い状況ではないので、その場合は外部のサポートを受けることをお勧めします。具体的には、下図のような方法が想定できます。
      FAQ
   上記Bのように情報部門があれば問題ありませんが、そうでない場合、CのようにASPサービス事業者に協力をしてもらう方が現実的です。このため、ASPサービス事業者を選定する際、単にASP機能や価格だけではなく、導入手順や運用方法、利用方法等について幅広く提案・説明を受けると参考になります。実績のあるASPサービス事業者であれば、相応のノウハウやサポート体制を有しているので、早めに事前協議に参加してもらい、導入やルール検討時の留意事項等についてアドバイスを受けることをお勧めします。
   何れの方法であっても、実施主体が現場であることには変わりありません。いくら外部のサポート員が手伝ってくれたとしても、現場が無関心だと効果的に情報共有を行うことはできません。サポート員に任せ切りにならないようにすることを肝に命じなければなりません。


質問 1-03

情報共有を運用するために必要な機器を教えてください。

回答

   情報共有に必要な機器構成としてあまり特別なものはありません。また、どのようなことを行うかにより必要なものは当然異なってきます。
   特に「情報共有のため」ということではありませんが、例えば、ASPサービスを利用して文書や図面、写真等の電子ファイルとともに紙の資料も電子化して共有するようなケースでは、ASPサービス事業者との契約が必要になるほか、次のような機器等を準備する必要があります。
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