情報共有の範囲としてどの程度のことを行えば良いのでしょうか？

初心者であれば、スモールスタート・タイプの考え方を参考にすること
効果が期待でき、実現できるところから小さくはじめ、徐々に対象を拡げること

   共有する書類の範囲やユーザの範囲、利用するシステム機能については、個別のケース毎に考え方は千差万別で、これが“正しい”という正解はありません。
   一方で、情報共有システムの導入を何回も経験している組織と初めて取り組む組織とでは、手間のかかり具合は当然異なります。情報共有システムの利用に慣れた組織であれば、経験に応じた高度な活用方法が可能であっても、初めて取り組む組織ではうまく運用できず、手間が増えるだけの逆効果ということになりかねません。また、全てのことを行わなければ効果が出ないというわけでもありません。
   このため、経験に応じて「できることから取り組みを進めていく」という発想が現実的です。この場合、効果が期待でき、着手しやすいことからから始め、経験を積む中で段階的に情報共有システムの活用の幅を広げていくように進めます。利用者の理解度やスキルがアップすれば、より多くの情報、機能を対象に情報システムの活用を図ることが可能となります。
   また、着工から竣工までの間、同じ取り組みを継続しないといけないということもありません。効果や利用状況を踏まえながら、必要に応じて、利用機能や対象情報の範囲を拡げる、逆に効果が見込めない共有情報や機能を割愛してもかまいません。

事前協議はどのように進めれば良いのでしょうか？

情報共有ガイドラインのチェックリスト等を活用して計画メモを準備し、協議を進めること
事前協議は準備工事や基礎工事中までに始め、他の会議と抱き合わせで開催すること

   事前協議に際しては、情報共有の実施が謳われている入札時の条件書（あれば）とともに、各種施工計画書と同様に情報共有の基本的な実施事項を簡単な計画メモとしてとりまとめ、これらの資料をたたき台に検討を進めることを推奨します。
   計画メモの内容については、本サイトからダウンロードできるチェックリストを参照下さい。チェックリストには、受発注者、関係者間の調整によって要否を検討すべき項目が網羅的に含まれますが、全項目を最初から盛り込めない場合には、わかる範囲でメモを作成し、チェックリストと併用して打ち合わせを行うと良いでしょう。その際、公表されている実施事例や受発注者双方の利用したい機能、IT環境等も予め調査しておくと検討を進めやすくなります。
   また、公表されている資料についても参考になりそうなものを調べてみます。例えば、建築業協会関西支部においても、参考となる資料を公開していますので参考にして下さい。（リンクをご覧下さい。）
   何も用意せずに「どうしましょうか？」という姿勢で打ち合わせを始めるより、一部でもかまわないので、なるべく具体的な案を準備しておいた方が実効的な議論ができるので、こうした計画メモは是非とも作成しておくことを推奨します。その際、チェックリストに照らして決めきられなかったことについては、誰がいつまでに検討するかというタイムスケジュールを決めて、次の打ち合わせに進むことが重要です。チェックリストに掲載した項目は、全て確認しておくことが望ましい事項なので、最初から全てを取り上げられなくても、事前協議において一通り確認しておくことをお勧めします。
   一方、現実には事前協議を着工前に始められるケースが少ないのが実情です。この場合、比較的検討時間を持てる準備工事や基礎工事中に速やかに着手することが望まれます。
   協議の運営方法については、情報共有、あるいはCALSということだけではなかなか人が集まらない可能性があるので、最初は他の定例会議と抱き合わせで進めていくのが現実的です。また、現場代理人等に意義を理解してもらい、（かけ声だけではなく）率先して取り組む姿勢を持ってもらうことが何よりも重要です。

工事完了時のことについても事前に決めておく必要があるのでしょうか？

工事完了時のデータ撤収時期は事前協議で明確にしておくこと
データは受発注者双方がそのままのフォルダ構成にてCD-R等メディアで保管すること
CD-R等の送付先を明確にした上で、竣工時にASPサービス事業者に撤収の依頼を行うこと

   情報共有に初めて取り組む場合は、事前に、工事が完了した時のことまで念頭に計画を策定するのが困難ですが、工事期間中に共有した情報は、工事完了後も受発注者間でどのようなやりとりがあったか等を確認する重要な情報となります。
   また、工事完了後は担当者が当該工事から離れ連絡が取りづらくなる上、情報共有システムが月極契約の場合は、撤収時期がずれると費用が発生するため、工事が完了した時点で検討しようとしても混乱をきたす可能があります。
   こうしたことから、工事完了時のデータの取り扱いについては、予め事前協議において検討をしておくことを推奨します。