事例集

書類共有だけでなくワークフローで効率化

■書類共有だけでなくワークフローで効率化

書類共有だけでなくワークフローで効率化

九州の土木工事現場でのASP導入事例について紹介します。

当初から発注者よりASP導入の希望が伝えられており、受発注者間でやり取りする文書については、ほぼ全てをASP上で処理できるようにしたいとのことでした。


主に求められた機能として、

	○書類の共有化 ○書類の電子承認機能 ○決済の必要な書類の承認経路の確認ができること ○大きな容量のファイルを扱えること

などが挙げられていました。

これまでは、受発注者間での書類のやり取りはメールを使用することがほとんどでしたが、互いに返信が遅れたり、至急の内容のメールを送っても、いつ開いたのかの確認ができないなどの不満がありました。検査のための書類整理に非常に手間を取られていたことがASP導入の大きな動機となったようです。

また、ASPの導入目的として文書共有は一般的ですが、それに加えて、この現場ではワークフロー機能の導入も検討されていました。

前述の、メールでの書類のやり取りでのデメリットを改善して、書類の承認経路の確認ができるようになることで、情報伝達の迅速化を図りたいとのことでした。

実際のASP導入後ですが、受発注者それぞれにメリットを得られたようです。


受注者：

	工事に関連する書類を全てASP上に載せ、書類整理も運用面のルール化をしたおかげで管理がしやすくなったのと、メールでやり取りするのに向かない大きな容量のファイルを扱えることを評価していました。


この他には、

		ワークフロー機能により、決済が必要な書類がフロー上のどこで滞っているのかすぐにわかるようになり安心感があった

		検査時をあらかじめ想定して書類の管理を行ったので、実際の検査時に慌てて書類整理/提出をすることがなかった

		導入時点で、以前に同じASPを導入した現場の書類を参照できるようになっていたので、実際の書類作成の際の参考になった

などを挙げられていました。

運用については、発注者側のスキルが高かったこともありスムーズに行えたようです。


発注者：

	書類の管理については受注者と同様に、関連する書類全てをASP上に載せて運用していましたが、検査をする側として独自のメリットがあったようです。
メリットとしては、
		検査のための書類整理作業が必要なくなった

		中間出張所で行っていた電子検査において、ASP上からファイルを取得して検査できるようになった

		ASP上に用意されている掲示板やお知らせ機能を使って、検査時の立会予定の変更を知らせることができるようになった

		書類の履歴管理ができるので良い

などが挙げられていました。

検査時の立会予定についてですが、現状ではイントラ上で使用しているスケジュールのシステムと連携できていないので、2重管理になるところが課題として指摘されていましたが、書類の決裁や検査書類の整理などの作業の効率化など、ASP導入による目標は一応の達成をみたとの認識を持たれていました。

発注者としては、今後もできる限り同じASPを導入することで、操作方法の習得などに時間がかからないようにして、受注者の負担を減らしたいで考えているそうです。

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