■情報共有ツール導入の前に

■ASPを利用した情報共有のススメ 〜 ２つの追い風 〜

■情報を「確実に守る」「タイムリーに打つ」「素早く走らせる」

■求めるセキュリティ

■ありがとうという情報共有

■大切な情報を守るために

■何でもかんでも情報共有？

■ＡＳＰサービスの利用

■クラウドについて

   情報共有システムで、工事現場のコミュニケーションすべてを代替することは必ずしも効率的ではありません。実際に、電話やファクシミリ、メールの方が便利だといった指摘はよく耳にします。コミュニケーションの手段はそれぞれに特徴があるので、それらに見合った利用方法を考えることが大切です。情報共有システムを導入したからといって、すべてを情報共有システムで行うという考え方は適切ではありません。

   電話は、急ぐ場合や感情・詳細な事項を伝えたい場合に有効な手段ですが、１対１のコミュニケーション手段のため相手が居ない場合はコミュニケーションが成立せず、会話の記録も残りません。

   メールは、相手の居る／居ないに関わらず複数の人への連絡が可能で、記録も残りますが、それらの記録は個人ごとの管理となり、大勢で情報を共有するのには必ずしも向きません。また、相手が読んだかどうかを確認しづらく、送信するデータの容量にも制限がある場合があり、情報共有の手段として十分ではありません。

   一方、情報共有システムは導入に煩わしさを感じる方も多いかもしれませんが、メール同様に相手の居る／居ないに関わらず複数への連絡が可能です。記録も残ります。容量の大きなデータの送信も可能ですし、相手がメッセージを読んだかどうかも確認できます。しかも、記録が情報共有システムで一元的に管理されるため、資料の散逸防止等にも効果があります。

情報共有システムで確実に連絡事項が伝わるかどうかという点については、関係者が情報共有システムを見る習慣を徹底することがなによりも重要です。次のような工夫を行うことにより、連絡の徹底をより確実なものとすることができます。    ・共有フォルダーへのファイル登録や掲示板への重要     事項掲載時に関係者へ、その旨を知らせるメールを自     動配信します。    ・重要な連絡は、回覧板のように既読／未読を判別で     きる機能を用います。 情報共有のポイントは次の２つです    電話やメール、情報共有システムの特徴にあった       使い方をする    情報共有システムのメール通知や既読/未読確認等       の機能を有効に利用する

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